Faire un devis

Comment faire un devis ?

Avec plus de 5 milliards de devis établis en France chaque année, le devis est un document de gestion essentiel dans la facturation et le commerce en général. Il détaille les prestations, marchandises, travaux et leur prix, afin de se mettre d'accord avec le client. Il est donc important de répertorier la liste de tous les produits ou prestations sur le document.

C'est seulement après signature du devis par le client qu'il fait office de contrat. Vous devez, dès la création de votre micro-entreprise, connaître la marche à suivre afin d'obtenir le paiement pour les services que vous fournissez. C'est d'autant plus important que vos devis vous permettront aussi de simplifier la gestion de votre comptabilité sur votre logiciel en ligne.

En effet, un devis peut être remis sous différents modèles, avec différents outils, comme word et format pdf.

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Sommaire

1. Quand doit-on établir un devis ?

2. Quand le devis est-il obligatoire ?

3. Que doit mentionner le devis ?

4. Quid des conditions générales de ventes ?

5. Quels engagements pour les parties ?

6. Le cas de l'auto-entrepreneur

Quand doit-on établir un devis ?

Avant tout achat / commande

Avant que le consommateur puisse acheter un produit ou une prestation de service, il doit pouvoir être en mesure de connaître différentes informations sur celui-ci, qu'il s'agisse d'une commande en ligne ou non. En tant qu'entrepreneur, vous devez donc le mettre au courant du prix, du délai de livraison ou du délai d'exécution.

C'est la raison pour laquelle les prix doivent obligatoirement être affichés. Le devis n'est pas toujours imposé pour l'entrepreneur, cependant il est fortement conseillé, qu'il s'agisse de produits en ligne ou d'une facture de prestation.

Produit / Prestation personnalisé ou complexe

Le devis est très pratique lorsque le produit ou l’apport de service est personnalisé ou plus complexe, par exemple pour des travaux à domicile ou la vente de vêtements personnalisés. Il est alors difficile pour le consommateur d'anticiper l'étendue des travaux ou encore le prix qu'il aura à payer.

Le devis estime le prix définitif et apporte le type d'information nécessaire sur les travaux à réaliser. Il vous permet de sécuriser la transaction avec le client avant de vous engager avec lui. De plus, signer un document écrit avant d'honorer une commande vous permet de vous assurer d'être payé, car les documents oraux sont difficiles à prouver en cas de poursuites judiciaires.

Image ### Produit / Prestation personnalisé ou complexe

Quand le devis est-il obligatoire ?

Pour certains secteurs ou certaines prestations

Certains types de prestations obligent l'entrepreneur à faire un devis avant toute forme d'engagement avec le client. Certains secteurs d'activité sont tenus par la loi de réaliser un devis de façon indispensable :

Les services à la personne pour les contrats de plus de 100 €/mois ;
Les actes funéraires et de déménagement de particuliers ;
Le bâtiment et la maison pour les interventions de plus de 150 € TTC, cependant, en cas d'urgence (inondation, fuite de gaz), le devis n'est pas exigé ;
L'installation, le réglage ou l'entretien d'équipements électriques, informatiques, électroniques ou électroménagers ;
Le dépannage, le remplacement ou la réparation dans différents secteurs de l'artisanat (maçonnerie, couverture, plomberie, menuiserie, peinture ou pose de revêtements).

Image ### Pour certains secteurs ou certaines prestations

Les cas où le devis n'est pas obligatoire

L'obligation de faire un devis ne s'applique pas lorsque votre entreprise intervient dans le cas d'un texte de garantie ou d'entretien régulier. C'est notamment le cas lorsque vos prestations se font sous forme d'un forfait renouvelé. Par exemple, un texte d'entretien des locaux pour une société dans le cadre d'une prestation renouvelée plusieurs fois.

Que doit mentionner le devis ?

Règle générale

Faire un devis ne correspond pas simplement pour l'entrepreneur à ajouter une ligne de prix dans un fichier Excel ou dans un logiciel en ligne automatisé. En suivant le même modèle qu'une facture, il faut respecter un certain cadre lorsque l'on souhaite faire un devis, afin de pouvoir être reconnu en cas de litige.

Les mentions obligatoires

Comme tout type de dossier de comptabilité, plusieurs informations sont donc exigées sur le devis professionnel :

La date du devis ;
Les coordonnées de l'entreprise (nom, SIRET et adresse) ;
Les coordonnées du client (nom et adresse) ;
La date de début et la durée des travaux ;
La liste précise et détaillée de chaque prestation avec la quantité et son prix unitaire ;
Le prix de la main-d'œuvre ;
Les frais de déplacement ;
Le numéro et la part de TVA ;
Le montant total à payer HT et TTC.

Vous pouvez encourir jusqu'à 1 500 € d'amende et 3 000 € en cas de récidive en cas de non-respect des mentions obligatoires.

Les spécificités liées aux secteurs du bâtiment et de l'électroménager

Le devis doit également indiquer la durée de validité de l'offre pour les actes de dépannage, de réparation et d'entretien dans le secteur du bâtiment. Elle permet au client d'avoir toute l'information nécessaire et de déterminer le temps dont il dispose pour accepter votre offre de devis professionnel.

Cependant, vous vous engagez à maintenir les conditions proposées sur le devis pendant cette durée, notamment concernant les modalités de paiement, ou le versement d'un acompte ou non. Il ne s'agit pas de mentions nécessaires en vertu des articles L.112-1 et L.112-3 du Code de la Consommation.

Vous devez également mentionner sur le devis s'il est fait gratuitement ou non. En effet, faire un devis est généralement gratuit, mais il peut être facturé au client dans le cas où une étude approfondie doit être faite, si l'usage est que les devis soient payants comme pour un croquis d'architecte, ou s'il faut que l'entreprise effectue des déplacements ou utilise un outil coûteux.

Image ### Les spécificités liées aux secteurs du bâtiment et de l'électroménager

Quid des conditions générales de ventes ?

Obligatoire si vos clients sont professionnels

Vous n'êtes pas obligés de rédiger des Conditions Générales de Ventes pour les ventes entre professionnels. Cependant, vous devez pouvoir les communiquer dès lors qu'un client en fait la demande.

Attention, si vous ne pouvez pas communiquer vos CGV, vous vous exposez à une amende. Il est donc judicieux de les créer à la création de votre affaire afin de ne pas être pris au dépourvu en cas de sollicitation d'un client.

Image ### Obligatoire si vos clients sont professionnels

Recommandées pour les clients particuliers

Les Conditions Générales de Ventes sont essentielles pour les transactions avec des particuliers. Vous devez les établir et les communiquer aux clients en amont de toute vente en vertu du Code de la Consommation.

En cas de non-respect, vous pouvez vous faire sanctionner avec une amende allant jusqu'à 15000 €.

Image ### Recommandées pour les clients particuliers

Quels engagements pour les parties ?

Obligation de payer le prix pour le client

Il faut savoir que lorsque vous faites parvenir un devis à un client, il ne s'agit dans un premier temps que d'un contrat informatif. En effet, il n'est pas obligé d'accepter les produits ou la prestation.

Pour autant, dès lors que le client appose sa signature aux documents, alors la relation commerciale commence. Cette simple signature accompagnée de la mention "bon pour accord" permet d'engager le client à payer le montant indiqué sur le devis.

Image ### Obligation de payer le prix pour le client

Obligation de livrer le bien ou d'exécuter les travaux

De votre côté, faire un devis représente une proposition de bail. Si le client se décide à le signer, vous serez dans l'obligation de réaliser la prestation ou d'honorer la livraison du produit. La durée de validité peut varier en fonction du type d'activité, mais en général elle est de 3 mois à partir de la date d'émission du devis. Le client est bien entendu tenu de verser l'acompte nécessaire s'il y en a un.

Si vous souhaitez modifier le devis, vous devrez obligatoirement rédiger un avenant, qu'il soit accepté et signé par le client. Si vous ne rédigez pas d'avenant, alors le client n'est pas engagé à vous rémunérer.

Image ### Obligation de livrer le bien ou d'exécuter les travaux

Le cas de l'auto-entrepreneur

Intérêt du devis

Le devis pro de micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) est un document de gestion très important. En effet, il sert à ce que le client soit informé, en amont, du montant qu'il aura à payer. Il permet également de comparer les offres et sélectionner celle qui correspond le plus à ses besoins en fonction du prix et du type de service.

Faire un devis a également un intérêt au moment d'émettre vos factures en tant qu'auto-entrepreneur. Si un désaccord apparaît concernant la facturation ou la nature de la prestation, il s'agit d'un outil de probation. Ces contrats permettent de trancher les conflits. Les auto-entrepreneurs sont considérés comme des chefs d'entreprise et doivent donc rédiger leurs devis professionnels en suivant le même modèle qu'une société ou qu'une entreprise.

Mention de la TVA non applicable

Cependant, les auto-entrepreneurs bénéficient de la franchise en base de TVA : ils n'ont pas à déclarer et payer la TVA sur les tribus ou ventes qu'ils réalisent.

Ils n'ont donc pas à indiquer la part ou le numéro de TVA dans la rédaction de leur devis, dans leur logiciel ou fichier Excel de suivi, ou dans leurs factures. Le devis d'un micro-entrepreneur doit alors** comporter la mention supplémentaire, à savoir « TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts**.

Image ### Mention de la TVA non applicable